Administrasi Keuangan Mengenal Fungsi, Manfaat Serta Tugasnya

Updated on

Salah satu komponen paling vital dalam organisasi adalah administrasi keuangan.

Umumnya perusahaan memiliki kendala dalam pencatatan beberapa kegiatan usaha yang dijalankan.

Hal ini karena beberapa usaha tersebut tidak terbiasa dalam mencatat dengan lebih rinci rapi dan teratur atau diadministrasikan dengan benar sehingga bisa memberikan data yang akurat saat diperlukan. 

Beberapa perusahaan bahkan mengabaikan proses pencatatan keuangan untuk kegiatan operasional yang sudah dilakukan padahal pada kenyataannya dapat mengakibatkan banyak hal jika pencatatan kurang baik.

Pengertian Administrasi dalam konteks Keuangan

Administrasi merupakan suatu usaha atau kegiatan yang mengarahkan untuk dapat membantu mengatur ataupun melayani kegiatan agar dapat mencapai suatu tujuan.

Hal ini tentunya sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar segala sesuatunya dapat lebih teratur.

Administrasi pun dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok manusia dengan melalui beberapa tahapan teratur serta dipimpin dengan lebih efektif dan efisien menggunakan sarana yang betul diperlukan pada dapat mencapai tujuan yang diinginkan secara bersama.

Dalam proses pengerjaannya maka administrasi akan lebih berkembang dan mempunyai gas yang disebut dengan fungsi.

Secara umum dapat dikatakan bahwa administrasi tersebut dapat terlaksana jika orang yang berkepentingan melakukan administrasi itu sendiri.

Hal ini diperlukan agar dapat mengatur proses pelaksanaan yang bermanfaat lebih cepat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jika pelaksanaannya berjalan dengan lebih cepat maka akan lebih menguntungkan perusahaan.

Salah satu kunci agar suatu administrasi dapat berjalan baik misalnya pada administrasi keuangan maka semua orang yang terkait di dalamnya harus melakukan kerjasama yang baik sesuai dengan wewenang tanggung jawab serta cara yang sesuai dengan tugas yang dilakukan.

Jika tidak demikian maka proses yang berjalan akan terhambat dan menjadi suatu kendala sehingga tidak berjalan dengan lancar.

Di era modern seperti sekarang ini prinsip kerja administrasi tersebut akan sangat membantu dalam proses pengembangan perusahaan.

Hal ini berguna agar dapat menggerakkan berbagai proses kegiatan suatu perusahaan sebagai wirausaha yang dapat memahami sistem dan juga organisasi secara keseluruhan.

Jika sistemnya pun sudah dipahami oleh seorang wirausaha maka usahanya pun dapat berkembang dengan pesat dan lebih baik.

Apalagi dalam hal keuangan yang merupakan salah satu komponen penting berjalannya suatu usaha.

Pengertian Administrasi Keuangan

Pengertian administrasi keuangan adalah suatu usaha dalam pengelolaan di bidang keuangan yang mencakup seluruh kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan keuangan sehingga dapat mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan yang diinginkan.

Angka pengertian menurut ahli terbagi menjadi dua jenis yaitu:

Dalam arti sempit

Pengertian dalam arti sempit adalah seluruh aktivitas yang mana bentuknya berupa suatu usaha atau tata pembukuan keuangan yang berkaitan dengan pencatatan pemasukan serta pengeluaran dalam pembiayaan berbagai kegiatan suatu organisasi atau perusahaan.

Dalam arti luas

Suatu kebijakan tentang pengadaan ataupun penggunaan keuangan suatu perusahaan atau organisasi yang bertujuan untuk melihat mewujudkan kegiatan dalam perusahaan tersebut.

Dimana bentuknya berupa pengelolaan dalam hal dana meliputi rencana, pengaturan, tanggung jawab serta pengawasan.

Pengertian lainnya adalah:

Suatu proses perencanaan penyediaan serta penggunaan uang dalam suatu organisasi atau perusahaan.

The Liang Gie

Dengan kata lain, proses ini merupakan proses untuk menata dana suatu perusahaan yang mencakup:

  1. Proses penyusunan anggaran belanja
  2. Penentuan sumber dana
  3. Bagaimana cara pemakaian hingga proses pembukuannya

Pelaksanaan proses pencatatan administrasi yang baik nantinya akan memberi dampak yang positif bagi suasana kerja dan juga produktifitas dalam perusahaan tersebut.

Dengan demikian dapat dihasilkan output yang baik bagi perusahaan dan tertata dengan lebih baik dengan adanya pengelolaan keuangan dalam perusahaan tersebut.

pengertian administrasi keuangan

Komponen dalam Administrasi Keuangan

Dalam prosesnya maka administrasi dalam keuangan perusahaan ini terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

Perencanaan

Perencanaan dalam Keuangan, seluruh kegiatan pendapatan dan juga pengeluaran dalam jangka waktu tertentu pada suatu perusahaan.

Penganggaran

Penganggaran yaitu suruh kegiatan yang berkaitan dengan pemasukan pengeluaran serta kegiatan lain yang telah direncanakan sebelumnya dan secara detail dibuat anggarannya.

Pengelolaan

Pengelolaan yaitu proses penggunaan dana yang tujuannya untuk agar dapat lebih memaksimalkan kinerja suatu organisasi atau perusahaan.

Pencarian

Pencarian merupakan semua hal yang berkaitan dengan upaya pengadaan dana agar kegiatan perusahaan yang telah direncanakan tersebut dapat berjalan dengan sebaik mungkin.

Penyimpanan

Penyimpanan dana yang aman dan merupakan aktivitas untuk pengumpulan dana dari perusahaan.

Pengendalian

Pengendalian yaitu semua hal yang berkaitan dengan perbaikan sistem atau kinerja dan juga penilaian pada bagian keuangan dalam suatu perusahaan.

Pemeriksaan

Pemeriksaan meliputi berbagai hal yang berkaitan dengan proses audit internal pada bagian keuangan suatu organisasi atau perusahaan yang dilakukan sebagai salah satu upaya pencegahan terjadinya penyimpangan.

Fungsi Administrasi Keuangan

Mengacu pada arti dan beberapa keterangan di atas maka fungsi dari administrasi yang berkaitan dengan keuangan secara umum adalah sebagai berikut: 

Fungsi investasi

Merupakan semua aktivitas dalam pengelolaan suatu dana ke dalam aktif aktif yang digunakan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.

Investasi didapatkan dari luar maupun dari modal organisasi. 

Fungsi untuk investasi ini umumnya terbagi menjadi dua jenis yaitu:

  1. Investasi untuk jangka pendek, seperti untuk kas, persediaan piutang dan lain-lain
  2. Investasi untuk jangka panjang, misalnya kendaraan, gedung, peralatan produksi, tanah dan lain sebagainya.

Fungsi dalam mencari dana

Fungsi dalam mencari model yang digunakan untuk membiayai seluruh aktivitas yang dilakukan oleh organisasi tersebut.

Selain itu fungsi lainnya adalah untuk memilih berbagai sumber dana untuk masing-masing jenis kebutuhan yang ada yang benar-benar tepat. 

Artinya, suatu perusahaan harus memilih apakah sumber dana tersebut berasal dari pinjaman jangka panjang, pinjaman jangka pendek ataupun berasal dari modal perusahaan itu sendiri.

Fungsi pembelanjaan

Fungsi ini merupakan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan dana yang kerap digunakan untuk membiayai berbagai kegiatan.

Baik dan apa yang berasal dari sendiri maupun dari luar.

Dengan kata lain fungsi pembelanjaan administrasi keuangan ini berkaitan dengan proses produksi ataupun pendukung proses produksi.

Fungsi dalam pembagian laba

Kegiatan yang satu ini merupakan pembuatan dan juga penentuan suatu aturan dalam hal pembagian keuntungan dari hasil usaha.

Fungsi pembagian laba ini juga bisa dimasukkan dalam fungsi mencari dana artinya perusahaan berusaha untuk mengembangkan usaha-usaha yang ada dari dana perusahaan sendiri.

Manfaat Administrasi Keuangan

Setelah memahami apa pengertian dan juga fungsi dari administrasi keuangan, maka kita pun perlu untuk mengetahui manfaat apa saja yang didapatkan.

Secara umum terdapat tiga manfaat, yaitu:

  1. Penerimaan dapat terlihat dengan jelas karena pencatatannya lebih teratur.
  2. Adanya pencatatan yang rinci dan juga teratur dapat memudahkan dokumen saat akan dicek, dan menghindari terjadinya kekeliruan dalam pembuatan laporan.
  3. Pengeluaran ataupun penggunaan dana dari organisasi yang menjadi lebih terkoordinasi, lebih bermanfaat dan juga lebih terkendali.

Staff Administrasi Keuangan

Selain kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan dan juga proses lainnya dalam administrasi tersebut.

Maka hal lain yang perlu diperhatikan adalah staf yang menjadi pelaksana.

Adapun pelaksanaan dalam administrasi yang berkaitan dengan keuangan biasanya dilakukan oleh beberapa staf ataupun petugas diantaranya:

Administrasi kantor atau sekretaris

Adapun tanggung jawab serta tugas dari sekretaris atau administrasi kantor adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan pembayaran sumbangan dana atau rekening pajak yang mengatasnamakan pimpinan dari perusahaan tersebut.
  2. Bertanggung jawab dalam kegiatan keuangan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dan juga pihak bank misalnya saat proses penyimpanan uang yang dilakukan di bank.
  3. Menyediakan dana untuk digunakan untuk keperluan rutin yang nilainya tidak terlalu besar juga menangani hal-hal yang berkaitan dengan kas kecil yaitu melakukan pencatatan.

Kasir atau bendahara

Tanggung jawab ataupun tugas dari kasir atau bendahara adalah.

Menerima jika ada permohonan pengajuan dana untuk kas kecil dan juga menerima laporan pembukuan kas kecil dari sekretaris.

Manajer keuangan

Adapun tanggung jawab dan juga tugas dari seorang manajer pada bagian keuangan adalah.

Menerima serta melakukan pemeriksaan dari laporan kas kecil lalu kemudian menyetujui permohonan untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Tugas dan Fungsi Staff Administrasi Keuangan

Selain beberapa fungsi yang telah disebutkan di atas berikut ini pembahasan beberapa tugas dari administrasi bagian keuangan.

Tugas strategis

Fungsi sebegai badan yang akan membawa arah perusahaan sebagai berikut:

Membuat rencana untuk keuangan perusahaan

Tugas yang utama dari administrasi keuangan adalah membuat rancangan keuangan untuk perusahaan.

Mulai dari perencanaan uang kas berapa dana yang masuk dan juga berapa dana kas yang keluar, peminjaman serta pembayaran utang yang jatuh tempo.

Umumnya laporan keuangan akan dibuat secara berkala sesuai permintaan dari perusahaan.

Tugas dari bagian keuangan secara garis besarnya biasanya diminta untuk teliti menghitung berapa besaran anggaran untuk belanja serta pemasukan yang telah diterima oleh perusahaan.

Mengatur arus keuangan perusahaan

Administrasi keuangan suatu perusahaan umumnya tentu saja akan mengatur tentang arus keuangan.

Aktivitas nya mulai dari membuka rekening yang baru, menentukan berapa jumlah dana yang akan disetorkan ke perusahaan serta mencatat semua arus keuangan suatu perusahaan.

Mengetahui dan melakukan pembayaran hutang perusahaan

Tugas atau tanggung jawab selanjutnya adalah harus mengetahui berapa besarnya kredit ataupun hutang perusahaan tempat ia bekerja.

Tujuannya adalah nantinya agar dapat membuat anggaran untuk membayar hutang tersebut sebelum tiba tanggal jatuh tempo.

Menyusun kebijakan untuk anggaran perusahaan

Berbagai staf tentunya harus dapat berkomunikasi dengan divisi lain tentang kebutuhan anggaran keuangan yang nantinya akan digunakan.

Dengan kata lain lebih dituntut mampu menyusun berbagai kebijakan anggaran dalam perusahaan.

Staf berhak untuk menanyakan hasil apa saja yang didapat dengan adanya pengajuan anggaran yang dibuat tersebut.

Selain dapat memahami jobs description, Anda pun sebaiknya harus mengetahui kriteria apa saja yang cocok untuk dijadikan seorang administrasi keuangan.

Berikut ini kriteria yang harus dimiliki:

  1. Teliti, cekatan, cermat, serta rapi dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan.
  2. Diharuskan untuk memahami administrasi yang berhubungan dengan keuangan.
  3. Dapat berkomunikasi dengan cukup baik dengan divisi lainnya yang berkaitan dengan administrasi keuangan
  4. Orang yang memiliki tanggung jawab tinggi dan bisa dipercaya.
  5. Dapat mengatur arus pemasukan serta pengeluaran keuangan dalam perusahaan.
  6. Selalu memperhatikan hasil pekerjaan yang optimal.
  7. Berkepribadian ramah, penuh sopan santun, serta berbudi luhur.

Berfungsinya beberapa komponen dalam administrasi keuangan tentunya akan sangat membantu dalam kinerja organisasi secara keseluruhan diantaranya:

  1. Penerimaan serta pengeluaran organisasi tercatat dengan lebih teratur.
  2. Pemanfaatan dana yang ada dapat dikoordinasikan dan dikendalikan dengan cukup baik.
  3. Kekeliruan dalam membuat laporan keuangan dapat dikurangi

Pelajari juga penilaian kinerja karyawan dan manajemen kinerja untuk memahami lebih lanjut optimasi kinerja pada staf administrasi keuangan.

Tugas teknis

Sebagai administrasi keuangan fungsi dan juga tugas harus dilaksanakan di antaranya sebagai berikut:

Pembayaran dan penagihan

Tugas staff salah satunya adalah membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi lainnya adalah melakukan beberapa prosedur dalam kegiatan pembelian dengan menggunakan faktur vendor serta menerima laporan.

Hal ini agar dapat memastikan pembayaran yang telah dikirim untuk pembelian tersebut resmi oleh perusahaan sehingga nantinya dapat diterima.

Staff bagian keuangan akan memastikan keakuratan faktur dan juga memiliki rekening penjual.

Entri Jurnal

Seorang staff administrator umumnya melakukan tugas yang berkaitan dengan akuntansi.

Seperti membuat jurnal yang teratur jurnal entri pada prinsip dasar-dasar akuntansi merupakan catatan kronologis seluruh transaksi dari sebuah perusahaan.

Entri tersebut dibuat menjadi sebuah buku besar seperti di akuntansi. Administrator keuangan dalam bekerja akan berhubungan dengan staf dari departemen akuntansi agar dapat menyelesaikan jurnal yang satu ini.

Akun rekonsiliasi dan penutupan

Administrator bagian keuangan berpartisipasi pula dalam kegiatan untuk penutupan suatu organisasi.

Penutupan merupakan suatu proses dalam rangkaian proses dalam akuntansi yang mencakup rekonsiliasi perbedaan, persediaan serta depresiasi aset suatu perusahaan serta posting untuk informasi penagihan.

Administrator pun akan berpartisipasi jika terdapat proses penggajian korporasi. 

Penutupan akun rekonsiliasi yang biasa dilakukan pada tiap bulan ataupun tahun pada mayoritas organisasi atau perusahaan pun melibatkan bagian keuangan.

Laporan yang mendetail dan juga jelas sangat diperlukan agar laporan keuangan disajikan tepat sehingga pencatatan selanjutnya pun lebih jelas dan detail.

Penganggaran

Dalam menganalisa suatu informasi keuangan pada sebuah perusahaan yang akan digunakan dalam membuat sebuah anggaran biasanya dilakukan oleh staff administrasi keuangan.

Fungsi administrasi bagian keuangan inipun untuk memantau anggaran serta melakukan suatu analisis biaya serta peramalan keuangan. 

Anggaran memiliki peranan yang penting dalam suatu perusahaan agar dapat terus berjalan.

Selain dalam hal anggaran, karyawan pada posisi ini pun tentunya harus menyiapkan laporan keuangan yang mencakup laporan biaya dan juga laporan arus kas yang dibutuhkan pihak manajemen.

Administrator pun dapat memonitor berbagai investasi yang dilakukan perusahaan tersebut.

Pajak

Selain tugas-tugas di atas, pajak juga merupakan salah satu bagian yang ditangani staff bagian keuangan.

Seperti diketahui bahwa pajak merupakan salah satu bagian yang memang harus ditangani dan diperhatikan secara khusus.

Tugas dari administrator bagian keuangan dalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah mempersiapkan pajak untuk organisasi tersebut yang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Demikianlah penjelasan pengertian dari administrasi keuangan, fungsi, komponen, manfaat, staff serta berbagai tugasnya.

Beberapa hal yang telah dijelaskan di atas dapat menjadi panduan bagi Anda yang ingin mengetahui apa saja yang berkaitan dengan pekerjaan administrasi bagian keuangan.

Dengan memahami segala hal yang berkaitan dengan tugas tersebut maka akan dapat memotivasi staff.

Agar dapat melakukan yang terbaik sesuai dengan target atau tujuan yang ingin dicapai organisasi tersebut.

Semoga bermanfaat.

Apakah artikel ini bermanfaat?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *